Pour surveiller le projet, il faut consacrer le temps nécessaire pour collecter les données d’avancement. Cela doit être un priorité pour le chef de projet, tant auprès de l’équipe de travail qu’auprès des sous-traitants et des fournisseurs.

Les sources d’informations à votre disposition sont :

 les rapports d’activité hebdomadaires

 les rendez-vous individuel

 Les e-mails

 Les fiches d’avancement

Surveillance de la progression

Il faut comparer l’avancement réel par rapport à ce qui est planifié. Pour cela on utilise le planing validé comme élément de référence. On saisit les tâches achevées et on actualise les tâches en cours.

Il faut également surveiller les risques identifiés au préalable relevant de votre responsabilité tout en maintenant cette liste de risque à jour avec les risques ou aléas pouvant alourdir votre charge de travail.

Il existe aussi des risques liés au quotidien. Pour y faire face, il faut disposer d’une marge de manoeuvre dans le planning. Il faut surveiller constamment cette marge.

La culture du projet

Ayez confiance en votre équipe, elle peut faire du bon travail si vous n’effectuer pas de contrôle exessif. Donnez-leur l’information dont elle a besoin.

Lors du contrôle de l’avancement exiger des réponses claires : "terminé à 70%" ne veut pas dire grand chose, même si la progression en pourcentage est interessante et souvent utilisé.

Posez les bonnes questions :

 Quel est le volume de travail nécessaire ?

 Quand avez-vous commencé cette tâche ?

 Combien de jours jusqu’au prochain jalon ?

 Quand la tâche sera terminé ?

Attention :

Soyez attentif à la difficulté d’admettre une erreur par l’un de vos collaborateurs. Cela peut correspondre à une tâche qui a consommé beaucoup de temps et d’effort individuel. Si l’abandon d’une tâche n’est pas possible, il y a peut être un engagement personnel caché.