Tout au long du projet, en tant que chef de projet, vous aurez à conduire des réunions.

Chaque réunion doit être prévue et un ordre du jour doit être envoyé à l’ensemble des participants avant la réunion.

Préparer une réunion

Il faut surtout se préparer soi-même :

 Ai-je vraiment besoin d’une réunion ? ne puis pas traiter de la chose par téléphone ?

- Quel est mon objectif ? Il est en effet désonseillé de donner plusieurs objectif à une réunion. Par expérience, il vaut mieux 2 réunions d’une heure pour deu sujet que 1 de deux heures. Car ce qui se passe en vrai, c’est que les personnes convoqué ne sont pas à 100% sur le premier sujet, et quand on passe au second, ils veulent revenir sur le premier.

Une réunion = un objectif

Préparer les autres :

- Avant la réunion tous les participants doivent en avoir compris l’objectif. Ne jamais imposer un objectif, mais le faire admettre.

Utilisez une "convocation" de réunion en indiquant :

- le lieu de la réunion (avec un plan peut-être), l’horaire

- l’objectif de la réunion, les points qui seront abordés, le but à atteindre

- à un participant précis, ce que vous attendez de lui (présenttaion d’une maquette par exemple)

Un conseil : prenez le temps de prendre contact par téléphone avec les participants. Exposez votre objectif et ce que vous attendez d’eux. Profitez-n pour obtenir leur accord sur la date et l’heure.

Lors de la réunion

Chaque réunion aura un objectif précis et des points de discussion, mais voici quelques régles à respecter :

 respecter l’horaire : c’est une question de correction et d’efficacité

 faire circuler une feuille de présence

 demander aux participants de se présenter s’ils ne se connaissent pas

 reprendre chaque point de l’ordre du jour et déterminer l’action appropriée à réaliser, les moyens à engager, le responsable du contrôle et du suivi de l’action etc.

- le président de séance doit veiller à :

- inciter chacun à s’exprimer

- ne pas hésiter à susciter et confronter des opinions contraires, ce qui participe d’un vrai travail collectif

- vérifier qu’une idée a bien été comprise avant de passer à la suivante

- synthétiser les interventions

- structurer et relancer les débats, par la synthèse, les questions-renvois, une nouvelle formulation

 établir une conclusion, qui est le feed-back et la synthèse par le président des résultats de la réunion

 confirmer, avec l’accord du groupe, la tenue éventuelle d’une prochaine réunion et en définir les horaires

 terminer par une revue des points qui feront l’objet du compte rendu

A l’issue d’une réunion

 Rédiger le compte rendu, résumé des débats, des décisions prises et des actions induites. Une réunion sans compte rendu est inutile et ne constitue que du temps perdu. Ce compte rendu doit être envoyé dans les meilleurs délais aux participants prévus à la réunion (présents et absents).

Note : Il est conseillé d’établir ce compte rendu en fin de séance, de manière à ce que les participants quittent la réunion munis de celui-ci